Cómo reorganizar el archivo de diligencia debida del Formulario 8867 antes de la próxima enmienda

Una declaración se presenta, y el archivo de diligencia debida del Formulario 8867 queda en la carpeta donde se archivó. Después llega una enmienda, o un cliente llama con una pregunta de seguimiento, y alguien debe encontrar ese registro: la lista de verificación, las hojas de trabajo, los documentos que realmente se usaron y las notas de qué se preguntó y respondió. En oficinas bilingües pequeñas, ese momento de búsqueda puede complicarse: los nombres de archivo podrían cambiar o el personal podría rotar, por ejemplo, y un archivo que tenía sentido al crearse puede ser más difícil de usar meses después.

Este artículo describe una manera de organizar ese archivo antes de la próxima enmienda o ronda de seguimiento. Es una recomendación de flujo de trabajo para la oficina, no un procedimiento exigido por el IRS, basada en la guía vigente del IRS sobre diligencia debida acerca de los registros que los preparadores remunerados deben tener a mano.

Qué es este reinicio, y qué no es

Es una manera de estructurar en tres pasos los registros que los preparadores remunerados deben conservar en el marco de la diligencia debida del Formulario 8867 — no un nuevo requisito ni una lista universal de documentos. La guía vigente del IRS sobre diligencia debida describe estas categorías de registros; este reinicio solo las agrupa para localizarlas con rapidez, sin cubrir cada situación posible.

Paso 1: La lista de verificación completada y las hojas de trabajo aplicables

Conserve la lista de verificación del Formulario 8867 completada junto con las hojas de trabajo o los cálculos aplicables utilizados para los créditos cubiertos en esa declaración. La guía del IRS sobre completar el Formulario 8867 señala que el formulario no sustituye la realización de las acciones de diligencia debida requeridas; la lista y las hojas documentan ese trabajo y los cálculos, y ayudan a mostrar cómo se abordaron los requisitos.

Paso 2: Los documentos realmente usados, y cómo se obtuvieron

Conserve copias de los documentos en los que el preparador realmente se basó, con una nota de cómo, cuándo y de quién se obtuvo esa información. Esto es más limitado que "cualquier documento que el cliente pudo entregar": la guía del IRS sobre conocimiento y registros para la diligencia debida indica que, por lo general, no se exige documentación específica en cada caso. Conserve lo que realmente se usó para esa declaración, con el origen anotado en el momento.

Paso 3: Las preguntas de seguimiento y las respuestas

Conserve el registro de cualquier pregunta adicional y de las respuestas del cliente. Las reglas del IRS sobre diligencia debida y la guía del IRS para completar el Formulario 8867 señalan esta documentación como parte de mostrar averiguaciones razonables. Como recomendación de flujo de trabajo de la oficina —no requisito del IRS—, este reinicio sugiere anotar ese registro en el momento y vincular cada nota con el hecho que aclara.

Cuánto tiempo conservarlo, y qué no demuestra

Las reglas del IRS sobre diligencia debida del preparador fijan un período de conservación de al menos tres años; este reinicio solo organiza lo ya conservado para poder recuperarlo en ese plazo. Nada de esto demuestra por sí solo la elegibilidad para un crédito: el IRS señala que el Formulario 8867 no sustituye la realización de todas las acciones de diligencia debida requeridas, y un archivo ordenado ayuda a preservar el registro de lo documentado, no a reemplazar el trabajo. Tampoco implica promesa alguna sobre auditorías, sanciones o el estado de cumplimiento.

Dónde encaja Intaxion

Intaxion no es un software de preparación de impuestos y no determina la elegibilidad para ningún crédito ni posición de la declaración. Ayuda en el flujo de trabajo: recepción inicial, recolección de documentos que el preparador identificó como relevantes, envío de preguntas de seguimiento a los clientes y registro de sus respuestas, y comunicaciones organizadas para que una enmienda sea más fácil de reunir y revisar. Complementa el trabajo de diligencia debida del preparador; no lo reemplaza.

Si recuperar un archivo de diligencia debida del Formulario 8867 ha sido un problema recurrente en su oficina, vale la pena revisar cuánto tiempo tomaron sus últimas enmiendas y dónde estuvo la dificultad.

Fuentes: instrucciones del IRS para el Formulario 8867, reglas de diligencia debida del preparador, requisitos de conocimiento y mantenimiento de registros, guía para completar el Formulario 8867, e información general sobre el Formulario 8867.

Fuentes

• https://www.irs.gov/instructions/i8867

• https://www.irs.gov/tax-professionals/eitc-central/tax-preparer-due-diligence-rules

• https://www.irs.gov/tax-professionals/eitc-central/due-diligence-requirements-for-knowledge-and-recordkeeping

• https://www.irs.gov/tax-professionals/eitc-central/completing-form-8867

• https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-8867