Durante el seguimiento de un aviso, un cliente comenta que su familia se mudó. Antes de decidir si hace falta un formulario o una respuesta, la oficina tiene una tarea operativa más inmediata: registrar lo que informó el cliente, asignar la próxima tarea, conservar el historial del contacto y remitir la decisión al preparador.
Este registro interno no significa que el IRS haya actualizado sus datos. Solo deja constancia de la información que recibió la oficina y de quién debe atenderla.
Un proceso de registro en cinco pasos
1. Registre lo que informó el cliente
Anote la fecha en que el cliente comunicó el cambio e indique si el asunto corresponde a una persona o a un negocio. Siga el procedimiento aprobado por la oficina para identificar al cliente. No coloque documentos tributarios ni datos confidenciales de identificación en una herramienta que la oficina no haya autorizado para ese fin.
Mantenga un estado preciso: el cliente informó un cambio. No indique que la dirección ya fue actualizada ante el IRS.
La orientación del IRS describe varias maneras de notificar un cambio de dirección. El preparador debe determinar el método adecuado, la información necesaria, las firmas, la autorización y el momento que correspondan al caso (IRS: Cambios de dirección).
2. Registre la relación con el aviso
Pregunte si el contacto se debe a un aviso o una carta del IRS. Si es así, anote únicamente los datos que el cliente proporcione para remitir el asunto:
- Número CP o LTR
- Fecha límite impresa en el aviso, si aparece
- Si el cliente conservó el aviso
- Pregunta que desea consultar con la oficina
No suponga que la correspondencia exige una respuesta. La orientación del IRS recomienda revisar y conservar el aviso, identificarlo por su número CP o LTR y seguir sus instrucciones cuando corresponda tomar alguna medida (IRS: Cómo entender su aviso o carta del IRS). El preparador debe determinar qué requiere el aviso específico.
3. Asigne la próxima tarea a una persona
Designe a una persona para el siguiente paso interno o el próximo contacto con el cliente. Separe la responsabilidad operativa del criterio profesional. Por ejemplo:
- Personal responsable: confirmar que el preparador recibió el resumen.
- Preparador: decidir si hace falta más información y dar instrucciones para el cliente.
Asignar a una persona responsable es una práctica interna de la oficina. No es un requisito del IRS ni una garantía de cumplimiento.
4. Deje constancia del contacto más reciente
Use un formato uniforme para registrar la última comunicación:
- Fecha del intento o del contacto realizado
- Canal aprobado por la oficina
- Estado del contacto: intentado o realizado
- Resultado sin información confidencial
- Persona responsable actual
- Próxima tarea interna
Esta anotación demuestra cuál fue el contacto más reciente de la oficina. No demuestra que el IRS haya recibido un cambio de dirección, un formulario o una respuesta a un aviso.
5. Remita la decisión al preparador
El personal que recibe la información puede organizar los datos sin escoger un formulario. Los materiales del IRS distinguen el Formulario 8822, relacionado con un cambio de dirección postal particular, del Formulario 8822-B, relacionado con la dirección o ubicación de un negocio o con un cambio de la persona responsable.
Envíe al preparador las preguntas que exigen criterio profesional:
- ¿Qué método de notificación o formulario corresponde, si alguno?
- ¿Se necesitan firmas, autorización o más información?
- ¿El aviso exige alguna medida y qué debe indicársele al cliente?
- ¿La fecha proporcionada por el cliente afecta la próxima tarea?
- ¿Quién comunicará la decisión del preparador?
El preparador conserva la responsabilidad sobre el criterio profesional, las decisiones de presentación, los plazos y las instrucciones para el cliente.
Cómo puede comunicarse la entrega interna
Supongamos que un cliente ficticio informa durante el seguimiento programado de un aviso que su familia se mudó. La persona que lo atiende registra la fecha del informe, anota el número CP o LTR y la fecha impresa que proporcionó el cliente, asigna a una persona responsable y documenta el resultado de la llamada. Después remite al preparador las preguntas sobre el cambio de dirección y el aviso.
Una respuesta clara podría ser:
Registramos el cambio de dirección que informó hoy. Enviaré al preparador los datos del aviso que nos proporcionó. El preparador determinará si corresponde tomar alguna medida y le dará las instrucciones necesarias.
Este ejemplo solo ilustra un proceso interno. No determina si se requiere un formulario, una presentación o una respuesta, y no representa el expediente de un contribuyente real.
Revise el registro antes del próximo seguimiento
Confirme que incluya:
- Fecha en que se informó el cambio de dirección
- Si corresponde a una persona o a un negocio
- Si hay un aviso o una carta del IRS
- Número CP o LTR y fecha impresa proporcionados por el cliente, cuando estén disponibles
- Una persona responsable asignada
- Último intento o contacto realizado y su resultado sin información confidencial
- Pregunta remitida al preparador
- Próxima tarea según las instrucciones del preparador
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